Gebruik je nog steeds planners, notitieblokken en klemborden om je evenement te plannen? Als dat zo is, is het tijd om papierloos te gaan! Waarom niet de papieren uitnodigingen schrappen en digitale tools gebruiken om jouw productiviteit te verhogen? Je zult merken dat deze wijziging ook de algehele kwaliteit van je evenement ten goede komt. Door jouw evenement naar een digitale werkplek te brengen, word je niet alleen duurzamer, het stroomlijnt jouw processen en bespaar je veel tijd. Je bespaart uren administratie en handmatig werk en loopt niet het risico jouw administratie uit het oog te verliezen.
Het is makkelijker dan ooit om een papierloos evenement te realiseren. Het gebruik van de Ensemble-app is zelfs een geweldige manier om aan de slag te gaan.
Gastenlijst en digitale uitnodigingen
Als je jouw uitnodigingen nog steeds handmatig registreert – stop! Het is niet nodig om elke antwoord los te openen en een lijst met gasten te maken. Digitale tools maken het nu mogelijk om uitnodigingen te versturen, automatisch uitnodigingen vast te leggen en naadloos een gastenlijst op te stellen.
Nadat je jouw uitnodigingslijst hebt geïmporteerd, kun je met slechts één klik een digitale uitnodiging verzenden en gasten direct laten reageren. De Ensemble-interface maakt het gemakkelijk om bij te houden hoeveel gasten je hebt uitgenodigd en hoeveel registreerde gasten je op een bepaald moment hebt. Een ander groot voordeel is dat meerdere mensen toegang hebben tot de gastenlijst, die in realtime wordt bijgewerkt.
Een digitale gastenlijst geeft je ook direct een overzicht van wie er naar jouw evenement is gekomen. Je hoeft achteraf niet handmatig terug te kijken op de gastenlijst om contact op te nemen met deelnemers en deze op te volgen.
Communicatie
Voorbij zijn de dagen van het vullen van enveloppen en het versturen van uitnodigingen of tickets. Ten eerste is het slecht voor de planeet! En ten tweede gaan er dingen verloren met de post, raken mensen kaartjes kwijt en kan het moeilijk worden om het papieren spoor bij te houden.
Digitale uitnodigingen en online tickets zijn nu zo gewoon dat de meeste gasten ze zullen verwachten. Het gebruik van barcodes of QR-codes is een eenvoudige manier om papierloze ticketing voor jouw volgende evenement te introduceren. In combinatie met online registraties kun je gasten bij hun registratie een e-ticket sturen dat bij aankomst kan worden gescand. Als je in het verleden fysieke tickets hebt uitgedeeld, waarom zou je dan niet overwegen om in plaats daarvan digitaal te gaan?
Digitale tools maken het ook makkelijker om in contact te blijven met je gasten. Je kunt vooraf contact opnemen met jouw digitale gastenlijst met belangrijke informatie en ook op de dag zelf contact opnemen met eventuele updates van de agenda.
Met de Ensemble-app kun je tijdens het evenement ook met je gasten communiceren via realtime updates en interacties. Je kunt zelfs enquêtes sturen om erachter te komen hoe gasten de ervaring vinden en eventuele problemen op te lossen voordat het evenement voorbij is.
Papierloos neveneffect
Als je van plan bent agenda’s of brochures uit te delen op je evenement, overweeg dan om deze digitaal te maken. In plaats van dure materialen af te drukken, investeer je in een mobielvriendelijke website voor je evenement waar gasten op één plek toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben. Voor grotere evenementen kun je zelfs denken aan het maken van een app op maat om kaarten, dienstregelingen en andere informatie te delen.
Hoewel dit misschien een kostbaar proces lijkt, kan een eenvoudige website je op de lange termijn geld en tijd besparen. Of, als je Ensemble-klant bent, kunt je gratis prachtige mobiele apps voor jouw gasten maken.
Verkoop en bonnetjes
Het opnemen van digitale facturering in uw evenement planningsproces zal ook helpen om budgettering en boekhouding eenvoudiger te maken. Hou al jouw inkomende en uitgaande betalingen bij door inkooporders en bonnen digitaal aan te maken.
Elimineer papieren facturen en bonnetjes en zet alles online. Zo verlies je nooit een kwitantie en kun je al je uitgaven op één plek verantwoorden. Vraag jouw financiële afdeling naar het implementeren van een papierloos facturatiesysteem als je er nog geen hebt – het zal alles voor iedereen soepeler maken.
Als je iets verkoopt op je evenement, zorg er dan voor dat je een soepel betalingsproces hebt om vertragingen te voorkomen. Overweeg om zonder contant geld te gaan en te investeren in een draagbare kaartlezer zodat klanten aankopen kunnen doen. Als je kaartbetalingen aanbiedt, betekent dit dat al jouw accounts op één plek staan en dat gasten ook worden aangemoedigd om meer uit te geven tijdens het evenement.
Goede doelen evenementen
Als je een inzamelingsactie organiseert, kan het gebruik van digitale tools op verschillende manieren helpen. Door jouw veiling of loterij online te houden, kunnen vervelende administratieve taken worden geëlimineerd en worden ook menselijke fouten voorkomen.
Met een digitale veiling heb je ook de mogelijkheid om je publiek uit te breiden tot buiten de zaal. Je kunt items aanbieden aan bieders van over de hele wereld en zelfs het bieden openen voordat het evenement begint.
Meer weten over het gebruik van digitale tools om je evenement papierloos te maken? Begin door hier te klikken om erachter te komen wat de Ensemble-app kan doen voor jouw volgende evenement.